Kassenpflicht ab 2028: Sind Sie betroffen?Registrierkassenpflicht und digitaler Beleg sind geplant – wer betroffen ist, ab wann was gilt und was Sie jetzt tun sollten.

Stand: Oktober 2026

Kassenpflicht ab 2028 – das müssen Sie wissen

Die Bundesregierung will eine Registrierkassenpflicht einführen und den Papierbon durch einen digitalen Beleg ersetzen. Hier finden Sie alles Wichtige auf einen Blick.

1Aktueller Stand

Das Bundeskabinett hat am 23. September 2026 den Regierungsentwurf zum sogenannten zweiten Kassengesetz beschlossen. Der Entwurf liegt jetzt bei Bundestag und Bundesrat. Er ist noch nicht verabschiedet – Details können sich im Gesetzgebungsverfahren noch ändern.

2Wer ist betroffen?

Die Kassenpflicht soll für Betriebe gelten, die beide Grenzen überschreiten:

> 100.000 €Gesamtumsatz im Kalenderjahr
und
> 12.000 €Barumsatz im Kalenderjahr

Zahlungen mit EC- oder Kreditkarte zählen nicht zum Barumsatz. Wer höchstens 12.000 € Barumsatz im Jahr hat, ist nicht betroffen. Betroffen sind damit vor allem bargeldintensive Branchen wie Gastronomie, Imbiss, Bäckerei, Kiosk oder Einzelhandel, die heute noch mit offener Ladenkasse arbeiten.

3Ab wann gilt die Pflicht?

  1. 2026Umsatz in 2026 zählt: Liegen Sie hier über beiden Grenzen, sind Sie ab 2028 betroffen.
  2. 1. Jan. 2028Start der Kassenpflicht für Betriebe, die die Grenzen bereits 2026 überschritten haben. Gleichzeitig startet der digitale Beleg als Regelfall.
  3. späterWer die Grenzen erstmals 2027 oder später überschreitet, muss grundsätzlich ab dem 1. Juli des Folgejahres ein Kassensystem nutzen.
  4. EndeDie Pflicht endet erst, wenn die Voraussetzungen zwei Kalenderjahre in Folge nicht mehr erfüllt sind.

4Was wird verlangt?

Elektronisches Kassensystem

Registrierkasse, PC-Kasse oder Cloud-Kasse – ein bestimmtes Modell ist nicht vorgeschrieben.

Zertifizierte TSE

Das System muss durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein.

Saubere Aufzeichnung

Die Kassendaten müssen im vorgeschriebenen Format (DSFinV-K) exportierbar sein.

Aus für die offene Ladenkasse

Für betroffene Betriebe reicht eine offene Ladenkasse mit handschriftlicher Aufzeichnung nicht mehr aus.

5Digitaler Beleg statt Papierbon

  • Ab dem 1. Januar 2028 soll der Beleg standardmäßig digital in einem einheitlichen Format bereitgestellt werden – z. B. per QR-Code, Download-Link, E-Mail, NFC oder Kundenkonto.
  • Kunden müssen den digitalen Beleg nicht annehmen.
  • Wer ausdrücklich eine Papierquittung verlangt, hat weiterhin Anspruch darauf – Sie sollten also beides anbieten können.
  • Für Kassen mit geeichter Waagenfunktion sind Papierbelege noch bis Ende 2032 zulässig.

6Ausnahmen

  • Das Finanzamt kann auf Antrag im Einzelfall befreien, wenn die Pflicht eine sachliche Härte wäre – z. B. bei einem einmaligen Sonderumsatz wie dem Verkauf eines Betriebsgrundstücks.
  • Weitere Ausnahmen soll eine eigene Rechtsverordnung regeln. Genannt werden bisher z. B. Vertrauenskassen, landwirtschaftliche Direktvermarktung sowie Wochen- und Jahrmärkte.
  • Eine Befreiung von der Belegpflicht aus Zumutbarkeitsgründen (§ 148 AO) soll es nicht mehr geben.

7Kontrollen & Sanktionen

  • Wer trotz Pflicht kein ordnungsgemäßes Kassensystem nutzt, muss laut Entwurf mit einem Bußgeld rechnen.
  • Auch wer keinen Beleg bereitstellt, soll laut Entwurf ein Bußgeld riskieren.
  • Die unangekündigte Kassen-Nachschau wird neu geregelt – z. B. wird festgelegt, welches Finanzamt bei fahrenden Händlern zuständig ist.
  • Der Einsatz oder Vertrieb von Manipulationssoftware soll eine eigene Straftat werden.

8Was Sie jetzt tun sollten

  • Umsätze prüfen: Liegt Ihr Gesamtumsatz 2026 über 100.000 € und Ihr Barumsatz über 12.000 €?
  • Bestehende Kasse checken: Hat sie eine gültige TSE? Kann sie digitale Belege ausgeben?
  • Rechtzeitig planen: Kurz vor dem Stichtag werden Kassen, Programmierung und Termine knapp.
  • Steuerberater einbinden: Er kann Ihre konkrete Situation am besten einschätzen.
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Ausführlich im Ratgeber: Kassenpflicht ab 2028 →

Wichtiger Hinweis: Diese Übersicht fasst den Regierungsentwurf zusammen (Stand: Oktober 2026). Das Gesetz ist noch nicht beschlossen, Einzelheiten können sich ändern. Die Informationen ersetzen keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Quellen: IHK Köln · IHK Darmstadt · EY Steuernachrichten · Haufe
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